Hinweisgebersystem –
Wir unterstützen Sie vollumfänglich
bei der Einführung und Unterhaltung.
Warum ein Hinweisgebersystem einführen?
Gesetzliche Verpflichtung
Die Einrichtung eines internen Meldesystems ist unter gewissen Voraussetzungen gesetzlich vorgeschrieben – etwa nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (ab einer Größe von 50 Arbeitnehmern), dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (ab einer Größe von 1.000 Arbeitnehmern) oder aber dem Geldwäschegesetz – und im Falle der Nichteinhaltung drohen Bußgelder von bis zu EUR 20.000,00 (HinSchG), EUR 8 Mio. bzw. 2 % des weltweiten Jahresumsatzes (LkSG) oder EUR 1 Mio. (GwG).
Was zeichnet das Hinweisgebersystem von RBL aus?
Gesetzeskonforme Umsetzung
Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen von HinSchG und LkSG sowie weiterer Hinweisgebergesetzgebung
DS-GVO Konformität
Die Speicherung der Daten erfolgt über ausschließlich in Deutschland angesiedelte Daten- und Rechenzentren der Deutschen Telekom
Browserbasiert
Zugriff von überall – keine IT-Installation erforderlich
Hoher Sicherheitsstandard
2-Faktor-Authentifizierung und Malware-Schutz
Multilinguale Präsenz
in über 35 Sprachen verfügbar
Responsives Design
für alle Geräte angepasst (insb. Smartphones und Tablets)
Effiziente Compliance
Keine eigenen geschulten Mitarbeiter und/oder Ressourcen der Compliance-Abteilung erforderlich
Hinweismanagement
Benutzerfreundlichkeit für Hinweisgeber und -empfänger
Branding
Corporate Branding und Implementierung auf der unternehmenseigenen Webseite möglich
Vermeidung wirtschaftlicher Schäden
Auch ohne gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist dessen Implementierung für Unternehmen sinnvoll. Denn wird Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben, Regelverstöße sowie unethisches Verhalten anonym zu melden, kann dies dabei helfen, Strafzahlungen, Reputationsschäden und andere wirtschaftliche Schäden zu vermeiden.
Ablauf eines Hinweisverfahrens
Ihre Vorteile auf einen Blick
Unsere Leistungen im Überblick
Implementierung des Hinweisgebersystems
- Aufrechterhaltung der digitalen Schnittstellen und Zurverfügungstellung der Plattform
- Kommunikation mit dem Hinweisgeber
- Erstbewertung und Plausibilitätsprüfung durch einen Compliance-Experten
- Berücksichtigung und Einhaltung gesetzlicher Fristen
- Protokollierung der Meldungen
- Abschlussbericht und Empfehlung von erforderlichen weiteren Maßnahmen
- Zusammenstellung einer anonymisierten Jahresstatistik
Betreiben des Hinweisgebersystems
- Einrichtung einer digitalen Schnittstelle in der Meldesoftware und auf der unternehmenseigenen Webseite
- Corporate Branding des digitalen Hinweisgebersystems
- Zusammenstellung eines individualisierten Fragebogens für die Hinweisgebenden
- Erstellung einer individualisierten Datenschutzerklärung unter Berücksichtigung der Besonderheiten
u.a. von HinSchG & LkSG - Erstellung einer individualisierten Auftragsverarbeitungsvereinbarung
- Sofern erforderlich: erster Entwurf einer Betriebsvereinbarung für die Einführung eines Hinweisgebersystems
- Ausarbeitung einer Hinweisgeberrichtlinie zur unternehmensinternen Verwendung
- Entwurf einer Vertraulichkeitserklärung für mit der Hinweisgeberstelle in Kontakt kommende Mitarbeiter
Darüber hinaus unterstützen wir auch bei den folgenden Themen
- Durchführung von Folgemaßnahmen (etwaige im Rahmen des Meldeprozesses erforderlich werdende
Maßnahmen – insbesondere in Form von internen Ermittlungen) - Schulungen (Remote und vor Ort)
- Verhandlung und Abschluss von Betriebsvereinbarungen
(insb. im Hinblick auf die Einführung des Systems wie auch etwaiger Datenschutz-Themen)
Wir unterstützen Sie vollumfänglich bei der Einführung und Unterhaltung Ihres maßgeschneiderten Hinweisgebersystems. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.
Dr. Madelaine Isabelle Baade
- Rechtsanwältin
- Partnerin
Maximilian Lachmann
- Rechtsanwalt
- Fachanwalt für Arbeitsrecht
- Partner
